Η διοργάνωση τηλεδιασκέψεων μπορεί να γίνει μόνο από τη Γραμματεία των Σχολών / Τμημάτων του ΔΠΘ.

Για τον καθορισμό της ημέρας και ώρας μίας τηλεδιάσκεψης, πέραν της διαθεσιμότητας των μελών ΔΕΠ από άλλα Ιδρύματα που επιθυμούν να συμμετάσχουν, πρέπει να ληφθούν υπόψιν:

• η διαθεσιμότητα των αιθουσών τηλεδιάσκεψης των Ιδρυμάτων των απομακρυσμένων συμμετεχόντων (στην περίπτωση που αυτοί επιθυμούν συμμετοχή μέσω αίθουσας τηλεδιασκέψεων με υποστήριξη τεχνικού)
• η διαθεσιμότητα της επιθυμητής (ανάλογα με το Τμήμα που κάνει τη διοργάνωση) αίθουσας τηλεδιασκέψεων του ΔΠΘ, αλλά και του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για την τεχνική υποστήριξη (π.χ. λόγω έλειψης προσωπικού δεν μπορεί να υποστηριχθεί η διεξαγωγή δύο τηλεδιασκέψεων σε δύο διαφορετικές αίθουσες την ίδια χρονική περίοδο).
• η διαθεσιμότητα των απαραίτητων πόρων συμμετοχής με προσωπικό υπολογιστή μέσω της πλατφόρμας ePresence (Vidyo) του ΕΔΕΤ για τους απομακρυσμένους συμμετέχοντες που επιθυμούν αυτόν τον τρόπο συμμετοχής. 

Τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν για τη διοργάνωση μίας τηλεδιάσκεψης είναι τα ακόλουθα:

1. Η έγκαιρη (2 εβδομάδες νωρίτερα) κράτηση των αιθουσών τηλεδιασκέψεων των Ιδρυμάτων των απομακρυσμένων συμμετεχόντων αν έχει ζητηθεί από τους συμμετέχοντες. Αυτό ανά περίπτωση μπορεί να γίνει με αίτημα:
• είτε από τη Γραμματεία του Τμήματος του ΔΠΘ που διοργανώνει την τηλεδιάσκεψη (κάτι που αποτελεί  και απαίτηση κάποιων κέντρων υποστήριξης τηλεδιασκέψεων, όπως αυτό του ΕΚΠΑ, το οποίο ζητάει την συμπλήρωση και υποβολή συγκεκριμένης φόρμας) 
• είτε από τους ίδιους τους απομακρυσμένους συμμετέχοντες καθηγητές. 
2. Η έγκαιρη κράτηση της επιθυμητής αίθουσας του ΔΠΘ. Αυτό μπορεί να γίνει μόνο από τη Γραμματεία του Τμήματος του ΔΠΘ που επιθυμεί τη διοργάνωση της τηλεδιάσκεψης, η οποία θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα:
• Να επισκεφθεί την ιστοσελίδα htpps:/mr.duth.gr και να ακολουθήσει την επιλογή ῾Διοργάνωση τηλεδιάσκεψης῾ . Στη συνέχεια, αφού εισάγει τα προσωπικά στοιχεία (όνομα χρήστη και κωδικό) που έχουν δοθεί από το ΥΚ & ΚΔΔ, να προσδιορίσει επάνω στο ημερολόγιο πρόγραμμα που ανοίγει την αίθουσα καθώς και τη συγκεκριμένη ημέρα και ώρα για την επιθυμητή τηλεδιάσκεψη.
• Μετά την επιλογή συγκεκριμένης ημέρας και ώρας, στην νέα σελίδα που ανοίγει (με τίτλο  ῾Προσθήκη εγγραφής῾ ), να καταχωρήσει τα στοιχεία των συμμετεχόντων καθηγητών (Ονοματεπώνυμο, Ίδρυμα, Τηλ., EMail address) καθώς και τον τρόπο συμμετοχής που αυτοί επιθυμούν (μέσω αίθουσας τηλεδιασκέψεων ή προσωπικό υπολογιστή) και τέλος να επιλέξει ῾Αποθήκευση῾ .
3. Το ΥΚ & ΚΔΔ του ΔΠΘ είναι υπεύθυνο για την τελική έγκριση ή απόρριψη του αιτήματος κράτησης (π.χ. λόγω τεχνικού προβλήματος, μή διαθεσιμότητας πόρων στο ePresence για την υποστήριξη των επιθυμητών  συμμετοχών μέσω προσωπικού υπολογιστή, διεξαγωγης παράλληλα άλλης τηλεδιάσκεψης σε άλλη αίθουσα και κατ΄ επέκταση αδυναμίας τεχνικής υποστήριξης λόγω έλειψης τεχνικού προσωπικού, κλπ.), την ενημέρωση του αιτούντος και σε περίπτωση έγκρισης τη διοργάνωση της τηλεδιάσκεψης.