1.       Για τη δημιουργία σχεδίου εγγράφου, επιλέγου το σύμβολο «+» (1) και «Καταχώρηση νέου εγγράφου» (2)

2.       Στην επόμενη καρτέλα επιλέγουμε «Σχέδιο» (3) και «Επόμενο».

3.       Ανοίγει η ενότητα όπου δίνουμε τα στοιχεία του εγγράφου. Στην καρτέλα «Βασικά» πληκτρολογούμε το θέμα του εγγράφου (5), προαιρετικά μία περίληψη του εγγράφου, και το «Έγγραφο σε ψηφιακή μορφή» (6), όπου από το παράθυρο που ανοίγει επιλέγουμε το έγγραφο που θα πρωτοκολληθεί.

4.       Στην καρτέλα «Είδος» (7), επιλέγουμε το είδος του εγγράφου από το πτυσσόμενο μενού (8).

5.       Στην καρτέλα «Διανομή» (9), δηλώνουμε τους αποδέκτες του εγγράφου. Οι εσωτερικοί αποδέκτες (10) είναι Τμήματα και Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Οι  «Κοινοποιήσεις εκτός φορέα» αφορούν την αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email) σε αποδέκτες εκτός Πανεπιστημίου

6.       Οι εσωτερικοί αποδέκτες αναδεικνύονται σε δενδροειδή μορφή και επιλέγουμε τους επιθυμητούς αποδέκτες (11). Στην δεξιά πλευρά (12) εμφανίζονται οι επιλεγμένοι αποδέκτες. Με το πλήκτρο «Επιλογή» (13) ολοκληρώνεται η διαδικασία επιλογής αποδεκτών.

7.       Στην καρτέλα «Υπογραφές» (14) επιλέγουμε τους υπογράφοντες του σχεδίου. Με το πλήκτρο «Επιλογή» (15) αποκαλύπτεται η ιεραρχική δομή του Πανεπιστημίου.

8.       Επιλέγουμε από την ιεραρχική δομή τους υπογράφοντες (16), (17) οι οποίοι εμφανίζονται στην αριστερή πλευρά (18) και ολοκληρώνουμε με το πλήκτρο επιλογή (19).

9.       Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής στοιχείων επιλέγουμε το πλήκτρο «Αποθήκευση» (20).

10.   Σε περίπτωση που δεν συμπληρώσαμε κάποιο από τα υποχρεωτικά πεδία εμφανίζεται σχετικό μήνυμα σφάλματος (21), (22).

11.   Επόμενο βήμα είναι η υπογραφή του εγγράφου από τον συντάκτη (23), (24)

12.   Αυτόματα επιστρέφουμε στην αρχική σελίδα, όπου εμφανίζεται το έγγραφο στην λίστα εγγράφων (25), οι πληροφορίες του (26) και οι ενέργειες που μπορούμε να εκτελέσουμε (27).

13.   Τελευταίο βήμα για την ολοκλήρωση της διαδικασίας είναι η «Αποστολή προς Υπογραφή» (28).