1.       Για τη δημιουργία Εξερχομένου εγγράφου, επιλέγουμε το σύμβολο «+» (1) και «Καταχώρηση νέου εγγράφου» (2).

2.       Στην επόμενη καρτέλα επιλέγουμε «Εξερχόμενο» (3) και «Επόμενο».

3.       Ανοίγει η ενότητα όπου δίνουμε τα στοιχεία του εγγράφου.

       Στην καρτέλα «Βασικά» πληκτρολογούμε το θέμα του εγγράφου (5), προαιρετικά μία περίληψη του εγγράφου, και το «Έγγραφο σε ψηφιακή μορφή» (6), όπου από το παράθυρο που ανοίγει επιλέγουμε το έγγραφο που θα πρωτοκολληθεί.

4.       Στην καρτέλα «Είδος» (7), επιλέγουμε το είδος του εγγράφου από το πτυσσόμενο μενού (8).

5.       Στην καρτέλα «Διανομή» (9), δηλώνουμε τους αποδέκτες του εγγράφου. Οι εσωτερικοί αποδέκτες (10) είναι Τμήματα και Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Οι  «Κοινοποιήσεις εκτός φορέα» αφορούν την αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email) σε αποδέκτες εκτός Πανεπιστημίου.

6.       Οι εσωτερικοί αποδέκτες αναδεικνύονται σε δενδροειδή μορφή και επιλέγουμε τους επιθυμητούς αποδέκτες (11). Σους Εξωτερικούς αποδέκτες, δίνουμε τα σχετικά στοιχεία (12). Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής στοιχείων επιλέγουμε το πλήκτρο «Αποθήκευση» (13).

7.       Αυτόματα επιστρέφουμε στην αρχική σελίδα, όπου εμφανίζεται το έγγραφο στην λίστα εγγράφων έχοντας πάρει αριθμό πρωτοκόλλου (14)  και δεξιά οι ενέργειες που μπορούμε να εκτελέσουμε. Επιλέγουμε «Αποστολή» (15).

8.       Επιλέγουμε από την ιεραρχική δομή τους αποδέκτες (16), και την ενέργεια που ζητούμε να εκτελέσουν (17). Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής στοιχείων επιλέγουμε το πλήκτρο «Αποστολή» (18).