ΠΡΟΣΟΧΗ. Η παρακάτω ενότητα αφορά μόνο όσους έχουν δικαιώματα πρόσβασης στην υπηρεσία email (προϊστάμενοι υπηρεσιών).

Αφού εισέλθουμε στην εφαρμογή ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, επιλέγουμε “Πρόσθετες Εφαρμογές» (το μπλέ εικονίδιο) και «Διαχείριση email» (2).

Εμφανίζεται μία κατάσταση με τα εισερχόμενα email . Εάν επιλέξουμε ένα από αυτά (3) εμφανίζεται το κείμενο, τα επισυναπτόμενα και οι σχετικές πληροφορίες.

Οι επιλογές εμφανίζονται στη δεξιά πλευρά (5). Εάν το μήνυμα δεν ενδιαφέρει την υπηρεσία πρωτοκόλλου επιλέγετε «Διαγραφή». Εάν αφορά το πρωτόκολλο επιλέγετε «Εισαγωγή στο πρωτόκολλο».

Στην καρτέλλα που εμφανίζεται υπάρχουν προσυμπληρωμένα τα απαραίτητα πεδία (6) και συνήθως δεν χρειάζεται να τα τροποποιήσετε.

Στο κάτω μέρος επιλέγουμε ποιό θα αποτελεί το κυρίως κείμενο που θα πρωτοκολληθεί. Αυτό μπορεί να είναι το κείμενο του email είτε κάποιο από τα επισυναπτόμενα.

Εμφανίζεται ένα πτυσόμενο μενού (7)  για το κείμενο και ένα για κάθε επισυναπτόμενο (8). Επιλέγουμε κατάλληλα.

Η διαδικασία ολοκληρώνεται επιλέγοντας  «Εισαγωγή στο πρωτόκολλο» (9).

Επιλέγουμε «Επισκόπηση» (10).

Και εμφανίζονται οι πληροφορίες του πρωτοκολληθέντος εγγράφου (Σχήμα 6).

Επιστρέφοντας στην βασική οθόνη της εφαρμογής πρωτοκόλλου «Κατάλογος Εγγράφων»  (11) εμφανίζεται το νέο έγγραφο (12).