Υπάρχουν δύο τρόποι πρόσβασης στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δηλαδή για την λήψη και αποστολή μηνυμάτων email.

Ο πρώτος αφορά την χρήση ειδικού προγράμματος-λογισμικού το οποίο θα πρέπει να εγκατασταθεί και να ρυθμιστεί κατάλληλα. Τα προγράμματα αυτά δίνουν στο χρήστη μια σειρά από δυνατότητες όπως η χρήση προσωπικού βιβλίου διευθύνσεων, η αποθήκευση των σημαντικών μηνυμάτων-email στον υπολογιστή κ.α. Τέτοια προγράμματα είναι το Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail κ.α.

Οδηγίες για την εγκατάσταση και ρύθμιση δίνονται στην ιστοσελίδα: http://helpdesk.duth.gr/knowledgebase.php?category=9.

Ο δεύτερος τρόπος πρόσβασης στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφορά τη χρήση της υπηρεσία WEBMAIL. Αυτό γίνεται με τη βοήθεια ενός φυλλομετρητή διαδικτύου όπως ο Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome κ.α. Τα προγράμματα αυτά είναι ήδη εγκατεστημένα στον υπολογιστή και δεν χρειάζεται καμμία ενέργεια από τον χρήστη. Επιπλέον δεν χρειάζεται καμμία απολύτως ρύθμιση.

Συνεπώς, από οποιονδήποτε υπολογιστή, μπορούμε να συνδεθούμε στην υπηρεσία WEBMAIL και να διαβάσουμε ή να στείλουμε email, χωρίς κάποια ιδιαίτερη ενέργεια.

Η υπηρεσία WEBMAIL δεν παρέχει όμως, μια σειρά από δυνατότητες που παρέχουν οι εγκατεστημένες εφαρμογές όπως η χρήση προσωπικού βιβλίου διευθύνσεων, η αποθήκευση των σημαντικών μηνυμάτων-email στον υπολογιστή κ.α.

Τονίζεται ότι ένας χρήστης μπορεί να χρησιμοποιεί ΚΑΙ ΤΟΥΣ ΔΥΟ τρόπους πρόσβασης στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, π.χ. μέσω ενός προγράμματος στο γραφείο του και μέσω WEBMAIL εκτός γραφείου.