1. Όταν η υπηρεσία δέχεται εισερχόμενο έγγραφο σε έντυπη μορφή, αρχικά το σαρώνουμε (scan) για να μετατραπεί σε ψηφιακή μορφή.

       2. Για τη δημιουργία εισερχομένου εγγράφου, επιλέγουμε το σύμβολο «+» (1) και «Καταχώρηση νέου εγγράφου» (2)

3. Στην επόμενη καρτέλα επιλέγουμε «Εισερχόμενο» (3) και «Επόμενο».

        4. Ανοίγει η ενότητα όπου δίνουμε τα στοιχεία του εγγράφου. Στην καρτέλα «Βασικά» (4) πληκτρολογούμε το θέμα του εγγράφου (5), προαιρετικά μία περίληψη του εγγράφου, και το «Έγγραφο σε ψηφιακή μορφή» (6), όπου από το παράθυρο που ανοίγει επιλέγουμε το έγγραφο που θα πρωτοκολληθεί.

5. Στην καρτέλα «Είδος» (7), επιλέγουμε το είδος του εγγράφου από το πτυσσόμενο μενού (8).

      6. Στην καρτέλα «Πρωτόκολλο» (9) γράφουμε τον αριθμό πρωτοκόλλου του εισερχομένου εγγράφου (10), την ημερομηνία (11) και τον Αποστολέα (12).

      7. Στην καρτέλα «Διανομή» (13), δηλώνουμε τους αποδέκτες του εγγράφου. Οι εσωτερικοί αποδέκτες (14) είναι Τμήματα και Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Οι  «Κοινοποιήσεις εκτός φορέα» αφορούν την αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email) σε αποδέκτες εκτός Πανεπιστημίου

       8. Οι εσωτερικοί αποδέκτες αναδεικνύονται σε δενδροειδή μορφή και επιλέγουμε τους επιθυμητούς αποδέκτες (14). Στην δεξιά πλευρά (15) εμφανίζονται οι επιλεγμένοι αποδέκτες. Με το πλήκτρο «Επιλογή» (16) ολοκληρώνεται η διαδικασία επιλογής αποδεκτών.

Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής στοιχείων επιλέγουμε το πλήκτρο «Αποθήκευση»

      9.Αυτόματα επιστρέφουμε στην αρχική σελίδα, όπου εμφανίζεται η επισκόπηση του  εγγράφου (17), και οι ενέργειες που μπορούμε να εκτελέσουμε (18).