Παρακάτω παρουσιάζονται τα βήματα για την αναοκοινωποίηση στο ορθό ενός εγγράφου. Παρόμοια είναι η διαδικασία για προώθηση ενός εγγράφου σε μη χρήστες της εφαρμογής ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου (πχ. με emailστα μέλη ΔΕΠ του Τμήματος), διαβίβαση κλπ.

Αρχικά θα πρέπει να εντοπίσουμε τον αρ. Πρωτ. Του εγγράφου που θα ανακοινωποιήσουμε (1) (στο συγκεκριμένο παράδειγμα είναι «447»).

Στη συνέχεια δημιουργούμε ένα νέο εξερχόμενο έγγραφο (2) και (3).

Επιλέγουμε «Εξερχόμενο» (4).

Και συμπληρώνουμε τα απαραίτητα πεδία του εγγράφου (5). Σε περίπτωση ανακοινωνποίησης αυτά θα είναι τα ίδια με του αρχικού εγγράφου (θέμα, περίληψη, έγγραφο σε ψηφιακή μορφή (6) κλπ).

Για τον συσχετισμό με το αρχικό έγγραφο επιλέγουμε στην ενότητα «Σχετικά έγγραφα» την επιλογή «Προσθήκη» (7).

Εμφανίζεται μιά καρτέλα με τις δυνατές επιλογές και διαλέγουμε το κατάλληλο (8).

Πληκτρολογούμε τον αρ. Πρωτ. Του εγγράφου που θέλουμε να συσχετίσουμε (9) και «Αναζήτηση» (10).

Εμφανίζεται το έγγραφο και το επιλέγουμε (11).

Αυτόματα επιστρέφει στην προηγούμενη σελίδα και ελέγχουμε ότι το έγγραφο εμφανίζεται στα «Σχετικά έγγραφα» (12). Συνεχίζουμε ορίζοντας τα υπόλοιπα στοιχεία του εγγράφου (Είδος , Διανομή κλπ) (13) και τέλος επιλέγουμε «Αποθήκευση».