Για τον προγραμματισμό / τη διοργάνωση μίας τηλεδιάσκεψης στα πλαίσια ενός μαθήματος (π.χ. του μαθήματος με τίτλο “τεστ”), ο εκπαιδευτής μετά την επιλογή του εν λόγω μαθήματος, ακολουθεί τα παρακάτω βήματα:

1.       Ενεργοποιεί το εργαλείο “Τηλεσυνεργασία” αν αυτό είναι ανενεργό. Η ενέργεια αυτή λαμβάνει χώρα μόνο μία φορά για κάθε μάθημα, και δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνεται κάθε φορά που προγραμματίζεται μία νέα τηλεδιάσκεψη δεδομένου ότι δεν έχει απενεργοποιηθεί στο ενδιάμεσο χρονικό διάστημα από τον εκπαιδευτή. Η διαδικασία ενεργοποίησης περιγράφεται σε σχετικό άρθρο στην ιστοσελίδα http://helpdesk.duth.gr/knowledgebase.php?article=78

2.      Δημιουργεί μία νέα τηλεδιάσκεψη (Εικ. 1). Αυτό επιτυγχάνεται επιλέγοντας, αρχικά μέσω του υπο-μενού “Ενεργά εργαλεία” (1), “Τηλεσυνεργασία” (2) και στην συνέχεια στην νέα καρτέλα που ανοίγει “Νέα Τηλεσυνεργασία” (3).

3.       Καθορίζει τα στοιχεία της νέας τηλεδιάσκεψης που δημιούργησε στο προηγούμενο βήμα (Εικ. 2). Συγκεκριμένα καθορίζει:

                i.            τον τίτλο (1)

                ii.            μια σύντομη περιγραφή της (2)

                iii.            την ημερομηνία και την ώρα διεξαγωγής της (3)

                iv.            τους εσωτερικούς (τις διευθύνσεις eMailτων εγγεγραμμένων ως εκπαιδευόμενοι στο μάθημα στα πλαίσια του οποίου πραγματοποιείται η τηλεδιάσκεψη) συμμετέχοντες σε αυτήν (4)

                v.            το εάν θα γίνεται καταγραφή της ή όχι (5)

                vi.            το είδος της (δημόσια, ιδιωτική) (6)

                vii.            το χρονικό διάστημα πριν την προγραμματισμένη έναρξη της κατά το οποίο ενεργοποιούνται οι συμμετοχές σε αυτή (7)

                viii.            το μέγιστο αριθμό συμμετεχόντων σε αυτή (8)

                ix.            ΠΡΟΣΟΧΗ η δυνατότητα αποστολής πρόσκλησης σε εξωτερικούς χρήστες δεν λειτουργεί  (9), και

                x.            το εάν θα ειδοποιηθούν η όχι οι εγγεγραμμένοι χρήστες για την διεξαγωγή της (10).

Η διαδικασία του καθορισμού των στοιχείων (προγραμματισμός) της νέας τηλεδιάσκεψης ολοκληρώνεται επιλέγοντας “Προσθήκη” (11).

Το αποτέλεσμα μετά την εισαγωγή των στοιχείων για τον προγραμματισμό της τηλεδιάσκεψης φαίνεται στην παρακάτω εικόνα (Εικ. 3).

Ο εκπαιδευτής μπορεί να εκκινήσει την προγραμματισμένη τηλεδιάσκεψη, επιλέγοντάς την από τον τίτλο της (βλ. (1) στην Εικ. 3) ή από το ημερολόγιό του (βλ. (1) στην Εικ. 4), μετά από την προγραμματισμένη χρονικά ενεργοποίηση των συμμετοχών της (βλ. βήμα c.vii παραπάνω).

Κατά την εκκίνηση της τηλεδιάσκεψης πραγματοποιείται η μεταφορά από το περιβάλλον του eClassστο περιβάλλον της εφαρμογής "Συνέργεια" μέσω του οποίου πραγματοποιείται η τηλεδιάσκεψη (Εικ. 5).